中国唱片总公司发现一批珍贵纸质文献
■ 邀请专家共商保护与开发
① 百代、丽歌、歌林等商标的图案、中英文文字设计稿。
② 百代公司给梅兰芳的信。
③ 周璇写给时任百代公司灌音部主任傅祥巽的信，信件内容表述的是退回某首歌曲的歌谱。
④ 周璇的艺人版税收据。
⑤ 东方百代早期的唱片总目录。
上海是中国唱片业的发祥地，1980年代前也是中国内地唯一能生产唱片的城市。1908年成立的东方百代唱片公司，则是中国早期唱片业发展中规模最大、最具影响力的唱片公司。
2012年，中国唱片总公司牵头启动了“中华老唱片保护工程”，志在对1920-1990年代的约10万面老唱片金属模板进行录音，对相关文字资料进行数字化处理以及建立老唱片数字资源数据库。整理过程中，中唱发现了不少堪称珍贵的纸质文献，比如，“金嗓子”周璇的信件和薪酬单、“电影皇后”胡蝶的经纪合同、“中国流行音乐之父”黎锦辉的书信、无数印刷精美的海报和歌词本，以及百代唱片公司数不清的业务合同和财务报表。
这些纸质文献既反映了时代面貌，亦是中国唱片发展史的最佳见证。随着这些材料逐渐浮现，中唱深感它们的价值不亚于音像资料，那么，该如何保护和开发？4月10日，中唱请来国内外一众专家汇聚一堂，集思广益。
7万页跨半世纪的文档
中唱历时三年多对这批纸质文档进行了初步整理和分类。粗略统计下来，这些文档约有7万页，大致可分合同、财务报表、录音及出版、产品销售、往来信件几大类。绝大部分文档是百代公司文件，其标注日期集中于1930-1940年代，最早可及1918年，最晚至1968年，时间跨度整整半个世纪。约75%的文档是英文，还有少量法文、日文，翻译工作量极大。
财务报表在文档中所占比例最大。通信亦分量颇重，有唱片公司与作者、艺员间的通信，有唱片公司与零售商间的通信，也有电影公司为录电影歌曲及购买唱片与唱片公司的通信等等。比如，“金嗓子”周璇在写给百代公司灌音部主任傅祥巽的信中说：“这支歌的确很好，但我唱总觉不合，所以把它寄还给你，请别人唱吧。”
还有“银嗓子”姚莉1953年12月写给百代公司代理人叶鹏年的信。当时姚莉人在香港，叶鹏年通知她有一笔唱片销售版税，询问如何支付。姚莉回信说一部分钱转给黎锦光，因为“他目前处境不佳，我是他干妹，总该帮一些忙，助他之急”，另一部分换成外汇后寄给她。叶鹏年再去信告知现在无法兑换外汇，是否能请上海的亲朋来取。姚莉回信说会请一位亲戚去取，并附上这位亲戚的照片。这一组通信讲述了一个完整而真实的故事。
目前，中唱对这批纸质文档进行了初步整理：对合同和部分零散通信进行扫描；其他文件按大类分装进近150个文件夹，另有近100个超大文件夹、记录簿；对所有文档进行了初步的分类登记。
中唱坦言在纸质历史文档的整理、保存上尚缺经验，有些问题因不知如何解决更为妥善，只能暂时搁置。比如：历史文档是否都要扫描或拍照？如果需要，原本装订成册的信件是否应拆开？纸质文档十分脆弱，整理过程中应注意什么？7万页文档约75%是英文，还有少量法文、日文，是否需全译成中文？如何正确地编目、建索引？如何对文档原件进行科学、妥善、符合专业标准的保存？
如何保存纸质文献
当日与会的曾子嘉是台湾师范大学数位典藏中心纸质文献负责人，她以作曲家张昊作品手稿典藏计划为例，谈了纸质文献保存的经验。
曾子嘉介绍，台湾通常将纸质文献的保存计划分作三步：一是文史研究与资料汇整，二是原件保存典藏，三是数字化工作。
文史研究与资料汇整是最重要也最繁琐的一块，“对整理手稿的人来说，如果对原始档案不了解，就无法深入档案。”作曲家张昊的专案为人物档案，台湾师大典藏中心初期先对这位教授的生平做了研究，搜集论文与相关资料做了一个年表大事记，初步了解了藏品内容（包括数量、尺寸等）后，最后建立正确的年表时间轴。
“过去大家都非常重视数字化的工作，但很可能忽略原件的保存，将其损毁或丢弃。”曾子嘉强调，台湾师大典藏中心近年一直在推广一个概念——数字化后，原件一定要做完善保存与典藏，这也是典藏计划中的主体工作。具体来说，包括对原件进行登录，估算耗材、经费、人力参与的数量，按物件类型和年代分类，用无酸性典藏材料做处理和保存，为每个物件编号并记录其位置，制作索引指南方便及时查找。
最后是数字化工作。数字化可减少原件提调翻阅的机会，除维护其完整性，亦可弥补原件随时间、环境日益损坏的缺憾，达到长久保存的成效。将原件扫描后，曾子嘉表示他们会记录数字档案和原件的关联，使之一一对应，最后进行备份和储存。备份也会制作两个规格，一是典藏级规格，二是网络浏览器规格，“不同规格的数字化档案，有利于未来因典藏、商业、网络传输等各种目的的使用。”
台湾师大典藏中心主任黄均人补充说，文献保存应包括两个概念：preserve和present。Preserve就是如何保存这些东西，包括原件的典藏、数字化还有资料库的建构。而按照现今的典藏观念，保存的东西还必须呈现出来，即present，比如要有一个前台网站，做一系列特展等，“这个工作流程是我们在十几年的工作经验下建构出来的，希望给中唱一些借鉴，简单说就是如何规划、保存并适当呈现。”
“关键是引入专家研究”
“这批文献不仅仅是中唱的东西，还是上海城市文脉和民族文化的一部分，成立一个研究中心是企业的社会责任。”上海音乐学院图书馆副研究员韩斌向来与中唱往来频密。在他看来，中唱应在已发掘的文献基础上成立相关档案馆和文献研究中心。
说到这批文档的整体规划，韩斌认为首先应做好顶层设计，找到保护文档的总体方案（不仅是技术层面）；其次是成立复合型、跨学科的专家委员会，制定技术和验收标准，确定每年的研究项目与计划；初级与高级编目分开进行，初级编目可在本地操作，高级编目可远程异地进行；文档全部翻译成汉语意义不大，但标引工作和关键词必须是双语；文档成果的展示看似平面，但展览可以做成可看、可听的互动式；文档保存的库房要恒温恒湿，防霉，无酸化，最好以国际化标准操作，便于国际化交流；索引指南的撰写涉及档案学、音乐学、图书馆学三方合作，要有过硬的专家团队、执行团队参与。
在整理文档的先后顺序上，上海图书馆历史文献中心主任黄显功也有经验分享。过去国内文献档案的整理习惯先编目后扫描，费财也费力，现在的顺序是先扫描后编目，“扫描后原件不再使用，需要编目的文档直接从数据库调阅即可，不仅方便，对建立文档间内在的逻辑关系也更容易，原件也得到更好地保护。”编目也不一定要自己进行，可请专业人员和机构操作。
对于中唱这批纸质文档的开发，黄显功认为，出版是其中一种方式，“关键是引入专家研究，促进文档的深度开发。”他以上图近来进行的盛宣怀档案整理举例说，盛宣怀档案研究中心建立后，上图便与学术界合作聘了一批特约研究员，“他们都是近代史研究专家。这些资料能支持他们出成果，他们在利用资料过程中也会给我们提好建议。”档案整理需要专业且丰富的知识，年轻编目人员不一定具备，很可能造成差错。同理，音乐文献整理势必要有相关的音乐专家参与。
（编辑：王日立）
